בכל הנוגע לקומוניקה של התקופה הדיגיטלית, אף אחד לא חולק את הימצאותם של אימיילים טובים ומיושנים. כולם משתתפים בדוא"ל. למעשה, על פי נתונים שנאספו על ידי קבוצת Radicati, חברת מחקר שוק טכנולוגית, אנו מפטרים ביחד כמעט 270 מיליארד דוא"ל ליום . כתיבת דוא"ל היא חלק כה קשה, אפוי-חלק מחיי היומיום, שכפי שהיא צריכה ללכת כמו דיבור ונשימה, צריכה להיות טבע שני לכולם עד עכשיו. במילים אחרות, אין שום תירוץ לנסח בצורה שגויה דוא"ל.
ובכל זאת, הרבה הודעות דוא"ל מלאות בתקלות. (הייתי מתכוון שמאותם 270 מיליארד, 260 מיליארד סולידי נכללים בקטגוריה זו.) שורות הנושא העצמות, הצדיעות חסרות כבוד, בחירות גופנים לא מומלצות - אה, ואפילו לא יתחילו להתחיל עם המרחב הכפול ( או המקף הכפול). כן, יש הרבה דברים שאתה יכול לדפוק בתהליך כתיבת הדואר האלקטרוני. כאן תמצאו את העבריינים השכיחים ביותר - ותלמדו גם כיצד לתקן אותם. במקום בו לא היה תירוץ לפני כן, אין ממש תירוץ עכשיו. ולעצות מדהימות יותר לחיים במשרד, למד את 25 הדרכים הגאוניות לכיבוש שחיקה של המשרד.
1 אתה יוצא עם כל דבר מלבד "הכי טוב".
Shutterstock
בכנות . תודה . כל טוב שלי . או פשוט כלום. יש אינספור כניסות אימייל לבחירה. אבל על ידי שימוש ברבים מהנפוצים, כמו הארבעה האלה, אתה מסתכן שייצא רשמי מדי, קר מדי, פו-כנה מדי, או מרגיע מדי (בהתאמה). שחק אותו בבטחה על ידי הדבקת בסט שנבדק בזמן. לדברי פטרישיה נאפייר-פיצפטריק, זה עובד בכל סיטואציה ונוחת ממש במרכז תרשים הוו פורמלי-פורמלי. בקיצור, הדבר הטוב ביותר שלך.
2 אתה משתמש במילים זרות בשרשראות.
ברגע שמתבצעת שיחה, אין צורך היי או יקירתי או תודה או הכי טוב . (באופן כפול אם אתה עובד במשרד צמוד, שבו השיחה היא יותר מסתם הכרח לצינון מים.) הצדיעות והערכות פשוט גוזרים את הדוא"ל שלך ומפריעים לשטף השיחה. התחל איתם כל שרשרת, בוודאות, אך תעלה אותם ברגע שתוכל.
3 אתה עובר על ספירת מילים.
Shutterstock
על פי מחקר שנערך על 40 מיליון דוא"ל עסקי, שנערך על ידי האנשים בבומרנג, אפליקציית הפרודוקטיביות, יש אורך מושלם לדוא"ל המכירות. לקבלת יעילות מקסימאלית, ודא שהדוא"ל שלך אינו קצר מ- 50 מילים ולא יותר מ- 125. (כן, זה כולל את ארבע עד שש המילים בהן אתה משתמש עבור שלום ושלום .) ודרכים נוספות לשלוט באמנות האלקטרונית העברת מסרים, למד את 17 פריצות הדוא"ל הגאוניות שישפרו את חייך.
4 אתה מרווח כפול.
Shutterstock
כדי להתיישן מיד בעצמך, הצב שני רווחים בסוף כל משפט. המרחב הכפול - תרגול שתראו בימים אלה רק במיילים של עורכי דין, רופאים וסבים וסבתותיכם - מקורו כמנדט להגדרת סוגים במאה ה -19. בימים ההם, דיו עלול לנקות, וייתכן שתקופות לא יגיעו לסוף ההדפסה הסופי. המרחב הנוסף שימש ככרית של בהירות, כביכול, כדי להבטיח כי הקורא יידע, בוודאות, כי נגמר משפט.
לעידן דיגיטלי-פונקציונלי אין צורך במרחב הכפול כלשהו. למעשה, בתי הוצאה לאור, עיתונים ומגזינים השלימו את הנוהג של ריווח כפול בשנות הארבעים של המאה העשרים , לאחר הופעתה של הנהלת יבמ, מכונת כתיבה מהשורה הראשונה. חבר'ה, זה 2018. אתה צריך לרווח את המשפטים שלך כמו. זה.
לא. כמו. זה.
5 אתה מקף כפול.
Shutterstock
מקף ה- em (אחד מאלה: -) הוא הדבר שאתה מנסה לעשות. לחץ על מקש המשמרת, alt והמקף (זה: -) במקביל.
6 אתה משתמש בחתימה ניידת שגויה.
בוודאי ראית כמה חתימות אימייל ראויות למחיקות, שרובן נוטות להגיע מהקהל העובד תמיד. ("נשלח מהנייד. אנא סלח לכל טפיוס", זה קלאסיקה.) אל תעשה את אותם החסרונות. אם אתה מפטר דוא"ל מהכביש, פשוט אומר את זה - תרתי משמע. לדברי בן דטנר, מאמן מנהלים, חתימת הדוא"ל הניידת הטובה ביותר שיכולה להיות לך היא פשוט כמו: "נשלח מהדרך." זה ברור, יעיל, ואפילו מגיע עם הבונוס הנוסף של לעורר אוויר של נונשלנטיות כמו קרואק.
7 אתה מדביק העתקה לא נכון.
Shutterstock
אם אתה מעתיק טקסט ממקור חיצוני - מסמך Word או מגיליון אלקטרוני של Excel, נניח - תרצה לנקות כל עיצוב לפני שתלחץ לשלוח . אחרת, הטקסט שלך יופיע בתיבת הדואר הנכנס של הנמען שכולו מתבלבל. כדי לנקות את העיצוב, אם אתה אחד ממיליארדי משתמשי Gmail, הדגש את הטקסט הדרוש לך לקרצוף והקש בתיבה "TX" הקטנה. תמצא את זה ממש מימין לסרגל הכלים של אפשרויות העיצוב. (זה הכפתור שנראה כך: א .)
8 אתה בהחלט כותב הודעות OOO שגויות.
כפי שמייעץ ג'יין סקודר, פרופסור בבית הספר למינהל עסקים באוניברסיטת לויאלה בשיקגו, יש פורמט אחד ורק אחד שצריך לעקוב אחריו כשאתה מנסח הודעה מחוץ למשרד:
תודה על הדוא"ל שלך. אני OOO מיום שלישי, 12 ביוני עד יום שישי, 15 ביוני ללא גישה לדוא"ל. אם זה דחוף, אנא צרו קשר בכתובת. אחרת, אני אענה לכל ההודעות כשאחזור .
לפרטים ברמת nitpick, כמו לסיים את ההודעה ביום האחרון שלך או ביום הראשון שלך בחזרה - או אם לכלול מספר טלפון של לא - פשוט היוועץ במדריך המקיף מדי בכנות בנושא.
9 אתה דופק קבצים מצורפים.
Shutterstock
לעולם אל תגרור ושחרר קבצים מצורפים לתמונות באימייל. במהלך התהליך יכולת למידות התמונה או לגודל הקובץ, כלומר המקבל שלך יכול לקבל גרסת רזולוציה נמוכה יותר (מכוערת ופיקסלטית). במקום זאת, כוון את עצמך לסמל קליפ הנייר בהודעת הדוא"ל שלך, מצא והעלה את הקובץ כך.
10 אתה לא מקשר היפר.
השלכת כתובות URL באופן מפורש לגוף של אימייל היא מכוערת, מסורבלת, ובעיקר קלה לתיקון. פשוט סמן את הטקסט שאתה רוצה קישור, לחץ על פקודה K, והדבק את כתובת האתר בשדה שצץ. לאחר מכן, הטקסט שלך ייראה כך.
11 אתה משתמש יותר מדי תקופות.
השפה מתפתחת לאורך זמן - אבל אני לא מתכוון רק למילים עם משמעויות כספיות, או לביטויים חולפים שאבדו להיסטוריה. גם פיסוק משתנה. קח למשל את התקופה. במשך מאות שנים זה סימן שמשפט גמור, ותו לא. הוא היה נטול כל חומר או רגש מעבר לכך.
אך בימינו, כפי שציינו חוקרים באוניברסיטאות בינגהמטון וגם באוניברסיטאות רוטגרס, סיום גזר הדין בתקופה יכול להיפגע, במקרה הטוב, כאב או במקרה הרע כועס. (אם כי אינך זקוק למדע שיגיד לך שכל "זה בסדר". או "לא" שאתה מקבל, מרגיש כמו סליחה.) אז, אלא אם כן מדובר בדוא"ל רשמי, צמצם את השימוש התקופתי שלך. השתמש בפיסוק פחות קשה - מקפים, אליפסות, פסיקים, נקודתיים ונקודות-פסיק - כדי לחבר את מחשבותיך.
12 אתה עושה שורות נושא לא בסדר.
Shutterstock
רוב תיבות הדואר האלקטרוני בשולחן העבודה מנותקות את תצוגת שורת הנושא ב -60 תווים. אולם בסמארטפונים, תצוגה זו מנותקת בספירת תווים נמוכה עד 25, תלוי במכשיר. (מסכים גדולים יותר, כמו אלה באייפון 8 פלוס, יופיעו עד 30 תווים.) כדי להבטיח שקריאת כל נושא הנושא שלך, הקפד על דברים קצרים ומתוקים. אה, ואל תשכחו למלא את זה. מעטים הדברים יותר מיותרים מאשר קבלת דוא"ל "(ללא נושא)" מאדם זר.
13 אתה משתמש בגופן הלא נכון.
Shutterstock
הלווטיקה היא בנאלית. הזמנים של ניו רומן הם גדולים. Sans קומיקס הוא…. צודק, לא. כשאתה מנסח מיילים, דבק בבסיסי: Sans Serif. זה לא מסודר וקל לקריאה. בנוסף, הגופן מועבר בכל דפדפני אינטרנט, כך שההודעה שלך תועבר כמתוכנן, עם כל עיצוב הגופן שלמות (נטוי, מודגש, קו תחתון - סוג כזה) לנמען שלך.
14 אתה דוחף הכל לפסקה אחת.
Shutterstock
גיבוש כל הטקסט שלך יחד הוא לא מכוער, ותלוי כמה אתה אומר, לא מסודר - במידה מבלבלת. עקוב אחר הכלל הזה: לכל פסקה צריכה להיות נקודה אחת , וכל נקודה ראויה לפסקה משלה (אפילו אם זה רק משפט אחד). לפרק את הטקסט שלך בהתאם.
15 אתה מכין שגיאות הקלדה.
אתה טוב מזה.
ארי נוטיס ארי הוא עורך בכיר, המתמחה בחדשות ותרבות.