כל אדם מאורגן נשבע בכלי אמין אחד: רשימת המטלות. זה נותן את מבנה היום, עוקב אחר לוח הזמנים ומזכיר לך מועדים שמתקרבים במהירות. אבל למרות שרשימת המטלות נראית די פשוטה - רשמו דברים, בדקו אותם - ישנן דרכים רבות ורבות לבלגן ולהחבל בהצלחה שלכם.
לדוגמה, אם אתה משתמש בטלפון שלך כדי לעקוב אחר פריטים שלא הושלמו, אתה כבר מפר את אחד מכללי הקרדינל של כתיבת רשימת משימות יעילה. ואם אתה משלב את המטלות שלך עם יעדי רשימת הדלי לטווח הארוך, אתה בהחלט לא עושה את הדברים כמו שצריך. כאן, ריכזנו את הטעויות הנפוצות ביותר ברשימת המטלות, כך שתדעו ממה להימנע, והכל בשם השגת היום היעיל והיעיל ביותר אי פעם - בכל יום. וכדי לנקות היבטים מרכזיים אחרים בחייכם, אל תחמיצו את 27 הדרכים להיות משתמש דוא"ל נטול מתח.
1 אתה מוסיף משימות לא מציאותיות.
Shutterstock
בטח, כולנו רוצים להחליק צניחה חופשית או לצאת לספארי אפריקני יום אחד. אבל יעדים ארוכי טווח כמו אלה שייכים לרשימת הדלי שלך, ולא ברשימת המטלות שלך . ושקלול רשימת הדלי שלכם עם המטרות הבלתי מושגות הללו רק יציף אתכם ויקשה עליכם להשיג את המשימות הפשוטות יותר לטווח הקצר. בנוסף, כפי שיודע כל אדם מסוג A או מינוס A, התחושה הכי לא מספקת בעולם היא שלא לסלק את כל הדברים ברשימת המטלות שלך - ולמרבה הצער, סביר להניח שלא תבטל את הקפיצה מגובה 30, 000 מטר " בקרוב.
2 אתה מפזר את עצמך רזה מדי.
Shutterstock
מה שאתה רוצה לעשות ומה שאתה יכול לעשות זה שני דברים שונים מאוד, אז אל תציף את רשימת המטלות שלך בעשרות משימות שביצענו ביום אחד. עם משימות רבות יותר מהזמן, רק תגלה שרשימת המטלות שלך גורמת לך חרדה ללא תוצאות סיום מועילות. במקום זאת, הקדיש זמן מוערך לכל משימה (לדוגמה: פרוק את המדיח - 15 דקות) כדי שתוכל לאמוד טוב יותר את מה שאפשר לממש. ולדרכים נוספות להישאר מעודכן, אל תחמיץ את 20 הדרכים לדחיינות באופן פרודוקטיבי.
3 אינך מתעדף.
Shutterstock
לא כל מה שנמצא ברשימת המטלות שלך נמצא בעדיפות שווה, אך לעולם לא תדע מה מגיע קודם אם לא תזמין דברים לפי חשיבותם. עם כל מה שיש באשכול ענק, אתה עלול להחמיץ את המפגש שלך עם פליז עליון מכיוון שהוא היה דחוק בין "עשה את הכביסה" ל"הרים ניקוי יבש. " ברשימת המטלות הבאה שלך, השתמש במערכת מספור, כאשר הדברים המסומנים (1) הם בעלי חשיבות עליונה, (2) בעלי חשיבות קבועה, (3) בעלי חשיבות קלה וכן הלאה.
4 אינך משתמש בתמונות חזותיות.
Shutterstock
יש אנשים המגיבים טוב יותר לרמזים חזותיים - ועבור אנשים אלה זה יכול לעזור ליצור רשימת מטלות חזותית במקום רשימת הבדיקות המסורתית.
אז מה בדיוק רשימת מטלות חזותית? זה יכול ללבוש צורות וצורות רבות, אך נוהג אחד שעליך לבצע תמיד הוא להאציל כמות מסוימת של מקום לפריט בהתאם לחשיבותו. לדוגמה, אם פריט חייב להסתיים בסוף היום, עליך להקדיש שליש מהנייר לאותו פריט בלבד כדי לייעד את רמת החשיבות שלו.
5 אתה קורא לזה "רשימת מטלות".
Shutterstock
הפעולה הפשוטה של תיוג המשימות שלך כ"לעשות "עשויה להספיק בכדי להרתיע את עצמך מלעשות אותן בפועל. אם עצם המחשבה על רשימת מטלות גורמת לך להתכווץ, שקול לשנות את שמותה ל" רשימת מטלות ". ככה, המשימות העומדות לרשותך לא ייראו כמרתיעות, ולא תרגיש אשמה אם לא תבדוק את הכל ברשימה שלך.
6 אתה משתמש בו כדי לשפר את ההערכה העצמית שלך.
טוב להיכנס להרגל להכין רשימת מטלות בכל בוקר. אבל אם אתה רק מציג את הרשימה כדי להרגיש טוב יותר עם עצמך ולא בגלל שאתה רוצה להיות יותר מסודר ופרודוקטיבי, יתכן שהוא ינגוס אותך בקת.
"האנשים היצרניים ביותר מכירים ברשימה המטלה היא מכשיר לתעדוף, אך רק אם אתה דוחף את עצמך להפוך אותו למכשיר שמאלץ אותך לחשוב על סדר העדיפויות שלך, " אומר הסופר "כוחו של הרגל" צ'ארלס דוהיג. לקבלת דרכים אמיתיות ושימושיות להגביר את מצב הרוח שלך, השתמש ב 75 טריקים גאוניים אלה כדי להיות מאושרים באופן מיידי.
7 אתה כותב את הרשימה שלך בבוקר.
Shutterstock
זה עשוי להרגיש כאילו אתה מקדים על ידי כתיבת רשימת המטלות שלך בבוקר, אבל זה יכול למעשה לגרום לנפילות שלך - במיוחד אם יש לך משימות עם מועדים מוקדמים. במקום זאת, וודא שאתה מתכנן את לוח הזמנים שלך למחרת לפני שאתה הולך למיטה. כאשר רשימת המטלות שלך מוכנה ומוכנה לצאת לדרך, היא לא תכביד על דעתך בכבדות בזמן שאתה ישן, ותוכל להתעורר עם תמונה מדויקת כיצד נראה לוח הזמנים של היום.
8 אתה מקליד את הרשימות שלך.
אנחנו תמיד במכשיר אחד לפחות בנקודת זמן מסוימת, ולכן קשה לעמוד בדחף פשוט להקליד את רשימות המטלות שלנו בטלפונים או במחשבים שלנו ולהתקשר אליו ביום. אולם מחקרים הראו שהקלדת הדברים מקשה עליהם לזכור, וזו הסיבה שעדיף להשקיע במתכנן ולבלות את חמש הדקות הנוספות על כתיבת הכל על היד. עם זאת, ישנן כמה דרכים שהמכשירים שלך יכולים להועיל, כמו עם 20 הדברים האלה שלא ידעת שהטלפון החכם שלך יכול לעשות.
9 אתה מציג משימות עם מספר שלבים כפריט יחיד.
המשימה "לאפות עוגיות" היא דוגמא נהדרת לכך. בטח, המשימה האולטימטיבית עשויה להיות לאפות את העוגיות בפועל, אבל יש כל כך הרבה דברים שעוברים לתהליך זה. בנוסף לאפייה, תצטרך לפגוש את המכולת כדי לאסוף אספקה, למצוא מתכון ולבדוק במזווה שלך אילו חומרים יש לך כבר. כאשר אתה מופרד, מדובר באמת בארבע משימות, לא אחת - אך לעולם לא תדע זאת על ידי הסתכלות על "אופים עוגיות" ברשימת המטלות שלך.
10 אתה משתמש בסימני שאלה.
Shutterstock
אל תכניס פריט לרשימה שלך עם סימן שאלה בסוף. אם פריט זה נעשה, נהדר; אם זה לא, זה פשוט יעבור לרשימת המחרת. השימוש בסימן שאלה רק יגרום למשימה להרגיש כאילו היא לא שייכת ברשימה, ותגרום לכך שהסבירות עוד פחות תעשה ממה שהיא הייתה.
11 אתה מדחה את המשימות הדורשות מאמץ.
Shutterstock
אף אחד לא רוצה לחכות בתור שעות ב DMV או לשבת בהמתנה עם חברת הטלפונים בתקווה שאדם אמיתי יתפוס. אבל הפסקת המשימות הללו במשך ימים וימים רק תגרום להם להיות מלחיצים יותר - אחרי הכל, הם ברשימת המטלות שלך מסיבה כלשהי. ואם אתם נאבקים עם לחץ, נסו את 12 הטריקים הגאוניים האלה להפיכת חרדה לריגוש.
12 אתה רק שומר רשימת מטלות.
Shutterstock
אנשים רבים מצאו הצלחה בכך שהם גם עשו רשימת לא -לעשות-זאת. דוגמאות למה לשים שם? אל תזמן פגישות בבוקר. אל תשכח לקחת הפסקות במהלך יום העבודה. אל תסכים לקחת יותר ממה שאתה יכול להתמודד. מנהלים רבים, כמו המשקיע טים פרריס, נשבעים בשיטה זו ומציינים כי "מה שאתה לא עושה קובע מה אתה יכול לעשות."
13 אתה מתמודד עם הכל בבת אחת.
המטרה לבדוק באטיות משימות מרשימת המטלות לאורך כל היום. אחרת, אתה מסתכן להציף את עצמך עם יותר מדי דברים לעשות בזמן מועט מדי, וזה בדיוק מה שרשימת המטלות מנסה להימנע. ואם אתם נאבקים עם כישורי ניהול זמן, נסו את 60 התיקים הטובים ביותר לפרודוקטיביות של 60 שניות.
14 רשימת המטלות שלך אינה מאורגנת.
Shutterstock
כל מטרתה של רשימת מטלות היא להפוך את חייך לאורגנים יותר, דבר שלעולם לא יקרה אם המשימות שלך ייכתבו באופן אקראי על פתקי Post-it הפזורים סביב שולחן העבודה שלך. תפיק תועלת מהשקעה במחברת או מתכנן, שם ניתן למצוא את כל המשימות שלך במקום אחד. אם אתה זקוק לעזרה בפינוי שטח המשרדים שלך, נסה את 20 הטיפים הקלים האלה לשמירה על שולחן העבודה שלך.
15 אינך מגדיר תזכורות.
עם כל מה שנמצא בצלחתך, לא ניתן לצפות ממכם שתזכרו את כל מה שנמצא ברשימת המטלות שלכם ומתי צריך לעשות זאת. לכן חיוני להגדיר תזכורות - כמו התראות אזעקה בטלפון שלך - כדי להזכיר לך מתי מועדים מתקרבים במהירות. (וכמובן שרשימת המטלות שלך צריכה להיות קרובה תמיד!)
16 אתה לא כותב כלום.
אל תסמוך על כך שהמוח שלך יזכור את כל מה שצריך לעשות. כשאתה מחייב את המשימות שלך לזיכרון, אתה מסתכן בחסר תאריכי יעד ושכחת משימות חשובות לגמרי, אז פשוט קח את הזמן הנוסף לרשום את כולם. אבל אם אתה רוצה ללמוד מה הזיכרון שלך יכול לעשות, בדוק את 35 העובדות המטורפות האלה על הזיכרון שלך.
17 אינך משתמש בשלושת ה- D.
שלושת ה- D' s, על פי הבלוגרית Prioritized Living Megan Nye, הם: משימות ד ' לא מיותרות. אלגנטי פריטים שמישהו אחר יכול להתמודד איתם כראוי. פעילויות לא דחופות למועד מאוחר יותר. ניי אומר ששיטות אלה יקצרו את רשימת המשימות שלכם בצורה משמעותית ויפטרו מעט מהלחץ מהצלחת שלכם. ולגבי דרכים נוספות להיות פרודוקטיביים ונטולי לחץ, נסה את 20 הדרכים הטובות ביותר להתייחס יותר לעבודה.
