על פי מחקר שערך Workfront, ספק ניהול מבוסס ענן, לעובד האמריקני הממוצע יש 199 מיילים שלא נקראו או לא נפתחו בתיבת הדואר הנכנס בכל עת. אם הנתון הזה נשמע גבוה, יש לך מזל, ואם זה נשמע נמוך, יתכן שהגיע הזמן לתת לסגנון הקומוניקציה שלך שיפוץ יסודי. חשוב מכך, עם זאת, זה לא צריך להיות ככה. אמנם דוא"ל הפך שם נרדף למשהו סוחף, גוזל זמן ומייגע, אך לא מאוחר מדי לחיות את החיוב שלו כאמצעי מהיר, פשוט וללא כאבים לתקשר זה עם זה.
המפתח לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך - יחד עם ערנות - הוא הכרת הטריקים של המסחר. העובדה היא, שיש מערכת שלמה של כלים מכל הסוגים אשר פותחו במהלך השנים על ידי סובבי דוא"ל בעלי אופי חד-משמעי, רק מנסים להילחם בדרכם החוצה מתחת לדואר האלקטרוני שלהם. אך לפני שתוכלו לנצל את הטריקים הללו - להפוך לחגורה שחורה בתיבת הדואר הנכנס - עליכם ללמוד מה הם. לכן, בלי להתווכח, ריכזנו 17 מהטריקים הכי נחמדים, חסרי שטויות והרבה מאוד נחוצים כדי לעזור להתמודד עם פראי תיבת הדואר הנכנס שלך אחת ולתמיד.
1 שחק את משחק הדוא"ל.
Shutterstock
משחק הדוא"ל הוא משחק מקוון שאחרי שנכנס לחשבון הדוא"ל שלך הופך את ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך למהנה. זה בעצם עובר דרך הדוא"ל שלך, ומבקש ממך לנקוט בפעולה על כל אחד מהם כקליקים על טיימר, תוך שמירה על ציון בהתבסס על כמה הודעות דוא"ל שאתה מגיב להן באופן מיידי לעומת פינוי למאוחר יותר. למרות שניתן להשהות את המשחק, ולאפשר לך להגיע להודעות שלך בצורה יותר שלווה, זו דרך נהדרת להכניס קצת התרגשות - ותחרות - למשימה יבשה אחרת.
2 התייעלות עם Sortd.
Shutterstock
האם אי פעם רוצה שחשבון הדוא"ל שלך היה פשוט יותר חכם? ובכן, Sortd הוא כזה. בנוסף להצבת חשבונות הדואר האלקטרוני שלך בדף אינטרנט ידידותי יותר לעין, זה כולל גם תכונות שעוזרות לך לשמור על עומס העבודה שלך. אלה כוללים תזכורות, ווידג'טים שעוזרים לייעל את רשימת המטלות שלך ואפילו תכונת מעקב המאפשרת לראות מתי נפתחו ההודעות שלך. זה גם מאפשר לך לשתף בתוך קבוצה בקלות, מה שהופך את פרויקטים של צוות ליותר נזילים.
3 שלב את כתובות הדוא"ל שלך.
Shutterstock
האם אי פעם תרצה לגוון חשבונות דוא"ל - ביצוע חשבון חברתי, עסקי וחשבון אישי, למשל - אך דואג שביצוע זה יהפוך את המעבר ביניהם למשימה מתסכלת נוספת שתתמודד עם? אתה לא לבד. למרבה המזל, Shift, אפליקציה הניתנת להורדה בחינם, מאפשרת לך לשלב את כל כתובות הדואר האלקטרוני שלך בחלון מלוטש וקליל בעיניים, מה שהופך את המיתוג ביניהם לא פחות קליק כמו לוח העקיבה שלך. כבונוס, הוא גם משלב פונקציונליות חיפוש, כלומר אתה יכול לבדוק את כל יצירות התקשורת שלך בבת אחת - מועיל במיוחד לתקשורת השוכנת בגבול העסקי והאישי.
4 תעלה את הכניסה.
Shutterstock
בימיו הראשונים של הדואר האלקטרוני התייחסו לטופס כמו למכתב פיזי, וכלל ברכה, הודעה וכניסה. עם זאת, כעת, לאחר שכולם הוצפו בהודעות דוא"ל באופן שבוודאי לא היה אפשרי באמצעות דואר פיזי, הכללים השתנו.
ראשית, כבר אין צורך בכניסה. הם עדיין יכולים לשמש לתקשורת פורמלית יותר, וכשמציגים את עצמך, אך חוץ מזה, אין צורך להקדיש זמן להחלטה בין "הטוב ביותר" ל"חמימות ". במילים פשוטות - עברנו את זה.
5 מיין את ההודעות שלך בעדיפות.
Shutterstock
SaneBox היא עוד תוכנה מועילה שלמרות שהיא לא בחינם (התוכניות מתחילות ב 59 $ לשנה), יכול להיות שווה את זה. זה בעצם מאפשר לך למיין מיילים בהתבסס על הדחיפות שלהם, כולל "עכשיו", "מאוחר יותר", ולגבי אותם הערות שלעולם לא צריכים לראות את אור היום, "חור שחור".
6 הטמיע את שיטת OHIO.
7 שמור את זה תמציתי.
רוצה להוציא את הדוא"ל שלך מהר יותר? נסה להגביל את עצמך למספר קבוע של מילים בתגובתך. אמנם זה עשוי להרגיש צורם בהתחלה, ככל שפחות המילים שאתה משתמש בתקשורת שלך, כך יהיה לך יותר זמן על הידיים. עם זאת, אל תתמכרו לדחף שלכם לזרוק מילים הגנה כמו "אולי" ו"אני חושב "כדי לרכך את מה שאולי נראה בהתחלה שפת קורט - פעולה זו עלולה לגרום לך להראות פחות סמכותית.
שמור תבניות הודעה.
9 רוקן את האשפה בסוף כל יום.
Shutterstock
ריקון האשפה שלך יכול להיות מלחיץ - אחרי הכל, ברגע שהוא נעלם, הוא נעלם לתמיד. עם זאת, אם דוא"ל באמת דחוף ואתה בטח זבל בטעות, אל תעשה טעות: האדם שמנסה ליצור קשר ישלח אותו שוב.
עדיף, לרוקן את האשפה בסוף היום עוזר לוודא שהדוא"ל שלך נחמד וריק כשאתה בודק אותו בבוקר, ויכול לכרות את האימה שאתה מרגיש כשאתה פותח את תיבת הדואר הנכנס בתחילת היום.
10 השתמש במחוון סוף הודעה.
הצבת EOM בסוף שורת נושא - "סוף הודעה" - אומרת לאדם שההודעה לא צריכה להיפתח: המידע הדרוש כבר הועבר. זהו חיסכון בזמן נהדר כאשר אימיילים משמשים רק כתזכורת. השתמש בו ולעודד אחרים גם כן. אי הצורך לפתוח דוא"ל אחד אולי לא נראה כמו חוסך זמן ענק, אבל הוא מסתכם.
11 מחק הודעות שלא תקרא תחילה.
לפני שאתה אפילו פותח משהו, מחק את הדוא"ל שברור שאינו שווה את זמנך. ובהתחשב בעובדה שעד 45 אחוז מכל הדוא"ל הם דואר זבל, אך לא בהכרח מגיעים לתיקיית הספאם שלך, בהחלט כדאי לנתק חלק מהבלאגן הזה. על ידי ניקוי חלק מהמברשת, תוכלו לגרום לשאר משימות הדואר האלקטרוני שלכם להרגיש מעט פחות מלחיץ. וכשמדובר בסטרס, כל ביט שמוריד את הספירה.
12 צור תיקיות קבצים שמתאימות.
Shutterstock
רוב כתובות הדוא"ל טעונות מראש עם כמה תיקיות - תיבת דואר נכנס, אשפה, ארכיון וכו '- ולפעמים אפילו כמה מתמחות, כמו נסיעות, אישיות או עסקיות. למרות שמדובר במקום נהדר להתחיל בו מדובר בארגון דוא"ל, הם לא צריכים להיות היחידים שאתה סומך עליהם כדי לשמור על ההודעות שלך מסודרות. אמנם אתה עדיין יכול להשתמש בתיקיות הקיימות מראש, הקפד להוסיף משלך כדי לעזור לייעל את החיפושים שלך. ערכו תיקיות לתקשורת אישית, אנשי קשר יחסי ציבור או אפילו הודעות מבית הספר של ילדיכם ותוכלו לשמור את המידע החשוב שהם מכילים מבלי להשאיר את ההודעות הללו כדי לסתום את תיבת הדואר הנכנס.
13 הגדר תזכורות.
Shutterstock
בומרנג היא אפליקציה נוספת להורדה שיכולה לייעל את תיבת הדואר הנכנס הדבורה בתוך זמן קצר. השם הראשון נקרא במקור ביידין, והמתאים יותר לתפקודו: מאפשר למשתמשים לזרוק אימיילים מחוץ לטווח הראייה, רק כדי שיחזרו כשתזדקק להם. האפליקציה החינמית תשלח הודעות בשמך בתאריכים שצוינו - נניח, לתזכורות שבועיות או חשבונות חודשיים - ויכולה להסיר הודעות מתיבת הדואר הנכנס שלך עד שתצטרך לטפל בהן. בנוסף, זה יכול להזכיר לך לעקוב אחר הודעות שכבר שלחת.
14 השתמש בקיצורי דרך ותגובות משומרים.
Shutterstock
אין להכחיש שתגובות משומר יכולות להישמע רובוטיות. עם זאת, תגובה משומרת המותאמת אישית יכולה להיות כלי חוסך זמן שאינו מקריב את אישיותך. צפה בתקשורת שלך בעבר כדי לראות באילו ביטויים אתה משתמש ביותר, וצור מסמך מהם כדי לחסוך לעצמך זמן. למעשה, עבור משתמשי Gmail פונקציונליות זו מובנית ממש - תוכנית הדואר יכולה לזכור את הביטויים שבהם אתה משתמש בתדירות הגבוהה ביותר בהודעות שלך ומאפשרת לך להכניס אותם רק על ידי לחיצה על מקש Tab.
15 מחק לאחר העברה.
Shutterstock
לפעמים אנו שולחים מיילים שלא באמת צריכים להיות מופנים אלינו מלכתחילה. אולי זה למישהו אחר בחברה, או לחדר השלם שמשלם את חשבונות החשמל. כך או כך, זה צריך להיות מול העיניים של מישהו אחר, ולא שלנו. במקום להעביר ולשכוח, מחק את כל השרשרת לאחר העברת מידע רלוונטי. זה לא העסק שלך, אז למה שהוא צריך לתפוס מקום בתיבת הדואר הנכנס שלך?
16 השתמש בפונקציית הארכיון.
Shutterstock
אם הדוא"ל שלך כבר שוקל עם עודפים של הודעות, הצעד הראשון הטוב הוא לקחת את הצעד ופשוט למחוק את הכל. רובו סביר להניח שלעולם לא תתמודד איתו בשלב זה, והאדם שחיכה לתגובה כנראה שכח. אם אינכם יכולים ממש להביא את עצמכם לביצוע הצעד, ארכבו אותו - זה עדיף על כלום, וקרב אתכם צעד אחד קרוב יותר ל"אפס תיבת הדואר הנכנס "המיתולוגי.
17 בטל את הרישום לדברים שאתה לא קורא.
Shutterstock
האם נרשמת כמנוי לניוזלטר - או לפיצוץ דוא"ל רגיל אחר - רק כדי להתאהב בו, ובכל זאת להמשיך ולקבל הודעות שעושות רק יותר מהתקף בתחתית הדואר הנכנס שלך? האם אי פעם עשית את זה 10, 20 או, אני לא יודע, 200 פעמים? אם כן, אתה בחברה טובה. אולי בגלל זה האפליקציה החינמית, Unroll.me, הציבה דריסת רגל כזו בשוק. לאחר ההורדה האלגוריתם של Unroll.me אוסף את כל מנויי הדואר האלקטרוני שלך, ומאפשר מיון ו / או ביטול הרשמה קלה. בנוסף, התכונה "אוסף" שלהם מציע פורמט נאה לעיון בעלוני מידע חשובים שאתה אוהב. זה גם לא מוגבל: השירות זמין בכל המכשירים.
כדי לגלות סודות מדהימים נוספים לגבי לחיות את חייך הטובים ביותר, לחץ כאן כדי לעקוב אחרינו באינסטגרם!
