שש נקודות שלוש. זה כמה שעות, על פי מחקר שנערך לאחרונה על ידי ענקית הטכנולוגיה אדובי, כי האמריקאים מבלים, בממוצע, בתגובה להודעות דוא"ל בכל יום ויום. במילים אחרות: אתה מבלה שליש שלם מחיי היקיצה שלך דבוק לתיבת הדואר הנכנס שלך, מגיב לאשכולות ההודעות שלמען האמת, ניתן יהיה להתחמק במהלך צ'אט של IRL בן חמש דקות. משהו חייב לתת.
למרבה המזל, לקבל משהו שיש לתת זה, במקרים רבים, קל כמו לחיצת כפתור. על ידי הטמעת סדרה של טקטיקות מנוסות-אמיתיות, אתה יכול לחתוך את שעות הבילוי שלך בדוא"ל לכלום. רק תחשוב: כמה זמן היית חוסך אם לא היית צריך להוריד קובץ מצורף שוב ידנית? או מה אם היית יכול למשוך דוא"ל שנשלח בחיפזון מהאתר, וחוסך לך את הזמן (והבהלה!) שבזבזת על ניסוח דוא"ל "אני כל כך מצטער, לא התכוונתי לשלוח דוא"ל זה?"
כן, כל הג'וג'יטסו באינטרנט הזה אפשרי. ריכזנו יחד את 17 פריצות הדוא"ל הטובות ביותר החוסכות זמן, משפרות חיים ומשפרות יעילות למטה. אז המשך לקרוא, כי אפס הדואר הנכנס הגורל הזה מחכה. ולדרכים נוספות להפיק את המרב מ -6.3 השעות שלך, אל תחמיץ 15 אימיילים עסקיים קרים פתוחים שמבדילים אותך.
1 בטל הרשמה באופן מאסיבי.
Shutterstock
זה הימור טוב שתיבת הדואר הנכנס שלך עמוסה כמו מעון בכיר במהלך הגמר. זה הימור טוב, שרוב העומס הזה נובע מהודעות דוא"ל יומיות או שבועיות של קמעונאים, ארגונים ועלוני מידע אחרים שאולי נרשמת אליהם במשך השנים. על ידי שימוש ב- Unroll.me, אתה יכול לאתר את כל הרשימות שאתה עשוי להיות בהן - ולבטל את המנוי מכל מה שלא תרצה עוד לקבל ממנו מידע. למעשה, עורך אחד של Best Life הצליח להשתמש ב- Unroll.me כדי לאתר במדויק 135 מנויים. כמה תופיע? וכמה יכולתם להסתדר בלעדיהם?
2 הפעל קיצורי מקשים.
Shutterstock
כולנו מכירים את קיצורי המקשים הבסיסיים. (פקודה- A : בחר הכל. פקודה- C : העתק. פקודה- P : הדבק. וכו ') אבל למשתמשים ב- Gmail יש את היכולת להפעיל מערך קיצורי דרך מתקדם. ראשית, עבור להגדרות. לחץ על הכרטיסייה הכללית. בערך באמצע הדרך תראה אפשרות קיצורי מקשים, שכבה כברירת מחדל. הפעל אותו ותשיג גישה להקלות הקשות הבאות:
- ג : התחל הודעה חדשה
- Shift- C : התחל הודעה חדשה בחלון חדש
- D : התחל הודעה חדשה בכרטיסייה חדשה
- F : העבירו הודעה
- #: מחק הודעה
- Shift- I : סמן הודעה כנקראה
- Shift- U : סמן הודעה כלא נקראה
- פקודה- S : שמור הודעה
3 ואז להפוך אותם לאוטומטי.
Shutterstock
אם אתה מתקשה לשנן את המוסף הזה של קיצורי מקשים, מחזיק מפתחות, פלאגין של Google Chrome, יזכיר לך את ההקלדה. (כמובן, באופן לא פולשני.) ולדרכים נוספות להפוך למכונת פרודוקטיביות, למדו את 15 הדרכים להכפיל את הפרודוקטיביות שלכם במחצית הזמן.
4 השתמש בחסימות.
כן, באמת, גם הכלי הארגוני לחתימה של מדיה חברתית עובד לדואר אלקטרוני. זרוק hashtag או שניים בסוף החתימה שלך - החלק של הדוא"ל שבדרך כלל נסגר, כך שהמקבלים לא יראו ולא ישפטו את התג "#workhardplayhard" שלך - לחיפוש קל. פשוט הקלד את ה- hashtag בשדה החיפוש שבראש תיבת הדואר הנכנס שלך ותגלה כל דוא"ל המקודד איתו.
5 אפשר את האפשרות "לשלוח".
Shutterstock
כולנו היינו שם: אתה מנסח דוא"ל, שולח אותו לאתר ומיד מבין, הו לא, ההודעה הזו לא הייתה מוכנה לשליחה. מסתבר שאתה יכול להחזיר את ההודעות שלך מהסבך על ידי התקנת עיכוב מועיל. ב- Gmail, למשל, עבור תחת הגדרות ואז כללי. תמצא את כפתור הביטול כאפשרות החמישית. הפעל אותו. אתה יכול לבחור מתפריט נפתח של מרווחים של 10 שניות; הם יכתיבו כמה זמן יש לכם לפני שההודעה תועבר לתמיד.
6 הגדר תכונה זו ל 10 שניות.
Shutterstock
טיפ: אם אתה משתמש בדוא"ל כשירות העברת הודעות מיידיות בפועל, אנו ממליצים להגדיר את כפתור הביטול ל -10 שניות. ככה, התגובות שלך לא יישלחו באיחור של חצי דקה. לא, 30 שניות זה לא נשמע כמו הרבה, אבל בואו נגיד את זה כך: אם שירות ההודעות האישיות שלך שנבחר (Slack, GChat, Facebook Messenger - מה שלא יהיה!) היה מחזיק כל הודעה יוצאת למשך זמן כה רב, אנשי הקשר שלך היו מתלהבים במהירות.
7 או פשוט מלא את השדה "עד" אחרון.
Shutterstock
זה הרגל טוב לאמץ, אנשים. (ראה שתי שקופיות קודמות.)
8 השתמש בשלט זה כבוי.
"עבור דוא"ל שמתחיל בהצדעה של 'שלום' או 'שלום', סגירה כמו 'הכי טוב' תהיה עקבית, " אומרת פטרישיה נפייר-פיצפטריק, מייסדת ונשיאת בית הספר לאתיקה בניו יורק. "'הטוב ביותר', אף כי הוא מנוצל יתר על המידה, הוא אחד הסגירות הבטוחות ביותר באופן כללי, מכיוון שהוא פוגע ומתאים אוניברסלית." נכון מאוד: למרות השימוש המופרש, "הטוב ביותר" הוא הדרך הטובה ביותר לחתום על המיילים שלך.
9 וחתימת הדוא"ל הזו.
כשאתה בדרך, לפחות תרצה לוותר על ביטויים מעצבנים ומעוצבים ("אנא סלח לך על כל שגיאות הקלדה." "נשלח ממעבד ה- 1.21 ג'יגה-וואט שלי." "נשלח מהאייפון שלי - אנא שקול את הסביבה לפני ההדפסה.. ") במקום משהו פשוט, אלגנטי, ישר לנקודה:" נשלח מהדרך. " לדברי בן דטנר, מאמן מנהלים, הוא בודק את כל התיבות הללו תוך כדי מעוררת אווירה של קרואק. פלא קטן שזו חתימת הדוא"ל הסמארטפונית היחידה שכל אחד צריך היה לקבל.
10 וההודעה החוץ-משרדית הזו.
לדברי ג'יין סקאודר, פרופסור בבית הספר למינהל עסקים באוניברסיטת לויאלה בשיקגו, כשאתה ממלא הודעה לא במשרד, זה הפורמט שעליך לחצוב אליו:
תודה על הדוא"ל שלך. אני OOO מיום שלישי, 12 ביוני עד יום שישי, 15 ביוני ללא גישה לדוא"ל. אם זה דחוף, אנא צרו קשר בכתובת. אחרת, אני אענה לכל ההודעות כשאחזור .
לפרטים ברמת nitpick, כמו לסיים את ההודעה ביום האחרון שלך או ביום הראשון שלך בחזרה - או אם לכלול מספר טלפון של לא - פשוט היוועץ במדריך המקיף מדי בכנות בנושא.
11 שנה את צפיפות התצוגה.
משתמשי Gmail יכולים לבחור מבין שלוש צפיפויות תצוגה שונות לתיבת הדואר הנכנס: נוחות, נעימות וקומפקטיות. צפיפות התצוגה משפיעה לא יותר מכמה שטח לבן קיים בין כל הודעה בתצוגת הדואר הנכנס. זה קצת יותר מאשר עניין של העדפה, אבל חשוב על זה מונחים של, ובכן, עבודת מונח. נוח הוא כמו מרווחים כפולים, כאשר נעים הוא מרווח חד-מצדי, וקומפקטית דומה למרווח מרופד למחצה.
12 אל תשכח לארכיב.
Shutterstock
אתה יכול למחוק דוא"ל מתיבת הדואר הנכנס שלך מבלי שתצטרך לטהר אותם לחלוטין מקיומם באמצעות תיקיית האשפה. על ידי "ארכוב" של הודעות בודדות, הן יוסתרו מייד מתיבת הדואר הנכנס ומכל התיקיות שלך. אך עדיין תוכלו לאתר אותם במידת הצורך באמצעות פונקציית החיפוש. ב- Gmail, באפשרותך לארכוב הודעות באופן מיידי לאחר פתיחתן על ידי לחיצה על ה- "x" הקטן המופיע ליד שורת הנושא.
13 פעל לפי הכלל של שתי דקות.
Shutterstock
הכלל של שתי הדקות הוא המומחה על ידי מומחי פרודוקטיביות מכל הפסים, והוא דרך בטוחה להתמודד עם לחץ הקשור לדוא"ל. כך זה עובד: אם אתה יכול להגיב ולשכוח דוא"ל תוך שתי דקות או פחות, התמודד עם זה מייד. אם לא, השליך אותו הצידה למועד מאוחר יותר.
14 עקבו את תגובות הדוא"ל שלכם.
כדי לקצץ בכמות הזמן שאתה מבלה מודבק למסך שנקלע לחילופי דברים קדימה ואחורה, קבע את זמני היום שלך כתקופות "מגיבות דוא"ל". (אולי מדובר בשעה בבוקר ו 90 דקות אחר הצהריים. אולי זה שלוש שעות אחרי ארוחת הצהריים. לא משנה מה עובד בשבילך!) ואז, השב להודעות דוא"ל רק במסגרות זמן אלה - ולעולם לא מחוצה להן.
15 הוסיפו את הדוא"ל שלכם על 140 תווים.
כן, ממש כמו ציוץ (או לפחות ציוץ של מהפכה לפני 280). כפי שאנדרו טורבה, מנכ"ל גב, הרשת החברתית, המליץ בפוסט בינוני, עדיף לשמור את הדוא"ל שלך קצר ככל האפשר. "הייתי רוצה לעזור לך לפתור את הבעיה X. אני Y ו- Z הצענו להתחבר. האם אתה חופשי לשוחח?" אין צורך בהצדיעה פרחית כלשהי.
16 הגדר קבצים מצורפים להורדה אוטומטית.
Shutterstock
אם זה, ואז זה (IFTTT), אפליקציית ייעול דוא"ל, יכולה לעזור לך להגדיר "שפה" ספציפית, כביכול, שתגזור חבורה של סיסמאות מתווכות מסוג. לדוגמה: אם להודעת דוא"ל נכנסת מצורף קובץ מצורף, IFTTT יוריד אותו אוטומטית לכונן Google שלך.
17 אל תגיב להודעות דוא"ל אחרי שעות.
זה לא סוד שאמריקאים עובדים מדי - וכפי שמחקר אדובי חשף, חלק גדול מהעבודה הזו נובעת מדוא"ל תכוף. זו הסיבה, מוקדם יותר השנה הציגו חברי מועצת העיר ניו יורק הצעת חוק שתעשה את החוק בלתי חוקי לחייב את העובדים לבדוק מיילים לאחר שעות העבודה. (זה נוצר בהשראת חוק הספרים העוסק כיום בספרים בצרפת, שבו חברות עם הצוותים הגדולים מ -50 נדרשים לקבוע הנחיות קפדניות לגבי שעות העבודה לאחר שעות העבודה, או אחרת הן עומדות בפני עונשים כספיים.)
ארי נוטיס ארי הוא עורך בכיר, המתמחה בחדשות ותרבות.