כשמדובר בדוא"ל, אתה עשוי לחשוב שאתה יודע את כל מה שיש לדעת. אחרי הכל, רובנו שולחים ומקבלים בממוצע 121 מיילים ליום , כך לפי חברת מחקר השוק הטכנולוגי קבוצת Radicati. אבל למרות שסביר להניח שמבלים נתח משמעותי מכל יום בשכבה בתיבת הדואר הנכנס שלך, עדיין תוכל כנראה ללמוד דבר או שניים. למעשה, ישנם המון כללי נימוס דוא"ל המתחמקים ממך והרבה אנשים אחרים ברשימת אנשי הקשר שלך באופן קבוע. רוצה להיות בטוח שאתה מנומס אלקטרונית? להלן 17 כללי הזהב המוזהבים שכנראה לא הכרת, אך עליך לדעת.
1 השב ברגע שאתה מקבל דוא"ל, גם אם אתה זקוק ליותר זמן.
Shutterstock
איש אינו מעריך את קבלת התגובה להודעת דוא"ל שבועות לאחר ששלחו אותה. למעשה, סקר משנת 2018 שערכה חברת היועץ טויסטר פרפורמנס פתרונות חשף כי 41 אחוז מהאנשים צפו לתגובה בדוא"ל מצד עמיתיהם תוך פחות משעה. (התחל לנסח הערות התנצלות למחלקת הנהלת החשבונות שלך עכשיו!)
כמובן שתגובות דוא"ל מסוימות קוראות לך ללעוס את מחשבותיך ולגבש הודעה מדודה. במקרים אלה, הפיתרון קל: השב תוך דקות על מנת ליידע את השולח שקיבלת את ההודעה שלו, אך זקוק לעוד קצת זמן כדי לסדר את הדברים. ככה, הם יודעים שלקחת בחשבון את הדוא"ל שלהם ולא מתעלמים מהם פשוט.
2 השתמש ב"השיב לכולם "בזהירות.
Shutterstock
יש הבדל מכריע בין אפשרויות "השב" ל"השיב לכולם ". ובכל זאת, למרבה הצער משתמשי דוא"ל לא מבינים זאת. למקרה שאתה אחד מהם, דע שכשאתה בוחר את האחרון, כל מקבל שקיבל CC על ההודעה המקורית מקבל את תגובתך - ולעתים קרובות יותר, לא אתה צריך להציף את תיבות הדואר הנכנס של כולם.
ההודעות ההמוניות המיותרות הללו הן טרטור שכזה, יש מונח משותף לתאר אותם: "השב לאלפוקליפסה." אז בפעם הבאה שאתה מגיב להודעת דוא"ל המונית, שקול מי באמת צריך לקרוא את תגובתך: כל החברה או רק השולח המקורי?
3 אם אתה רוצה תגובה ממישהו, אל תמסור אותם.
Shutterstock / Jacob Lund
כשאתה מעניק למישהו הודעה בדוא"ל - מה שאומר שאתה "מעתיק" אותם - זה בדרך כלל מצביע על כך שאתה רוצה לשמור עליו בתקשורת בשיחה, אך אינך מחפש בהכרח תגובה. וכפי שמזהירה דניאלה וואלס המקצועית בהדרכה, שימוש לרעה באפשרות CC יכול להוביל לבעיות תקשורת.
"על ידי סיווג של עמיתיך להודעות דוא"ל רבות, הם עשויים להתחיל להפסיק לראות את הדוא"ל שלך כחשוב ועלולים להציב אותם ישירות בתוך 'תיקיית עזר' או 'לקרוא תיקיה מאוחרת יותר'", כתבה בפוסט בלינקדאין. "זה עשוי להוביל להחמצת מידע חשוב בעתיד."
לכן, אם אתה מצפה לתגובה ממישהו, הכנס את כתובת הדוא"ל שלו לשדה "אל" והשתמש בפונקציה "CC" במשורה.
4 להבין מתי ומתי לא להשתמש ב- BCC.
Shutterstock
תחום BCC מורכב עוד יותר, ומתחמק ללא הרף אפילו ממשתמשי הדוא"ל הכי מנוסים. אבל בואו נשבר את זה: BCC מייצג "עותק של פחמן עיוור", כך, בעוד שהוא דומה ל- CC-ing, BCC-ing אינו מציג את הדוא"ל של אותו אדם בפני נמענים אחרים, כלומר אף אחד אחר בשרשרת לא יראה שאתה כלל אותם.
אז מתי זה בסדר להשתמש ב- BCC? הלל פולד ממגזין Inc. אומר שזה נועד אך ורק להודעות דוא"ל המוניות או כשמישהו יציג אותך במייל למישהו אחר.
"בכל מקרה אחר, כשאתה שולח דוא"ל למישהו ול- BCC מישהו אחר, אתה לא ישר - אתה רוצה או לא, " מציין פולד. "אתה שולח דוא"ל לאדם X ובלי שהם ידעו, נותן לאדם Y לצותת לשיחה שלך. לאדם X אין שום מושג שמישהו אחר קורא את הדוא"ל הזה, כאשר במציאות שלחת אותו בסתר למישהו אחר."
5 השתמש בסימני קריאה במשורה.
Shutterstock
קל לזרוק סימן קריאה להודעות הדוא"ל שלך פה ושם, אך השתדל לא להרוויח מזה. בעוד שהם משמשים באופן היסטורי כדי להצביע על התרגשות, בהודעת דוא"ל ניתן בקלות לטעות בסימני קריאה בגלל רמאות או אגרסיביות פסיבית.
"שימוש בסימן קריאה מיותר בדוא"ל יכול להרוס בקלות את המשמעות הבסיסית של הטקסט שלך, " מסבירה אנה ורסאי ב- HR Digest . "השתמש בו רק כשאתה צריך להדגיש משהו חשוב. חשוב על האופן בו הקורא שלך יכול לפרש את ההודעה כאשר הוא קורא אותו."
6 היזהר בשימוש בהומור.
Shutterstock
כולם אוהבים מדי פעם בדיחה טובה, אבל מכיוון שניתן לטעון את הטון כשלא תואמים את עצמם באופן אישי, עדיף להשאיר את הבדיחות מהודעות הדוא"ל שלך. "שמור את ההומור לשיחת טלפון או באופן אישי", כתב פרופסור לכתיבה לעסקים, דייוויד סילברמן, ב"סקירה העסקית של הרווארד " . "ככה, כששקטה המומה בקצה השני של הקו או בצד הרחוק של שולחן הישיבות, יכולתי לומר 'אני חושבת שאולי לא תביני כמה אני מצחיקה בעיניי, ובהתחשב בזה אני מאמין שאפסיק עכשיו. '"
אך ברצינות: מחקר מרכזי משנת 2005 שפורסם בכתב העת Journal of Personality and Social Psychology גילה כי למרות שהשולחים חזו כי מקבליהם יוכלו לפענח במדויק את הטון שלהם 80 אחוז מהזמן, הנמענים היו למעשה מסוגלים לקרוא במדויק את הטון 56 אחוז מה זמן.
7 דלג על הסלנג.
Shutterstock
עם עליית ההודעות המיידיות, נעשה שימוש נרחב יותר בצורות מקוצרות של השפה האנגלית - כמו "u" עבור "לך", או "רוצה" במקום "רוצה". אבל, ממש כמו שהומור לא נדבק לעתים קרובות כשמדובר באימיילים, הסלנג הוא דבר שאינו הולך. על פי סקר אחד ב- OnePoll, 37 אחוז מהאנשים חשבו שהשימוש בסלנג במקום העבודה אינו מקובל, ו -55 אחוזים אמרו שדלגו על ה"חחח "בכל הנוגע לשלוח דוא"ל לבוס שלך.
8 שימו לב לשורת הנושא.
Shutterstock
קווי הנושא הם פשוטים, אך הכרחיים. ומכיוון שרוב הדוא"ל נקרא במכשירים ניידים - 55 אחוז, על פי חברת השבת המסירה הדוא"ל - חשוב למסמר אותם. שורות הנושא הקצרות, התמציתיות והישירות הטובות ביותר. יש לציין בבירור את מטרת הדוא"ל שלך ועליך להגביל אותה לחמש מילים או פחות, מכיוון שמכשירים ניידים מנותקים כל מלים שלאחר מכן.
9 כלול חתימה.
Shutterstock
האם אי פעם קיבלת דוא"ל ממישהו ותהית "ממי זה?" למרות שכתובתו של השולח יכולה לתת לך כמה רמזים למי הם, לפעמים זה לא מספיק. חתימה בסוף הדוא"ל שלך יכולה מייד ליידע את הנמען מי אתה, מה אתה עושה וכיצד יוכל ליצור איתך קשר עוד יותר.
האנשים בסוכנות השיווק המשולבת Ocreative אומרים כי בעל תיבת חתימת דוא"ל זה "כמו למסור לאדם כרטיס ביקור בכל פעם שאתה שולח דוא"ל." אם אין לך עדיין אחת, הוסף חתימה הכוללת את שמך המלא, המיקום, מספר הטלפון, הדוא"ל, האתר והלוגו של העסק.
10 זכור ל- KISS (שמור על זה קצר ופשוט).
Shutterstock
שיטת KISS היא משהו שרובנו לימדו בבית הספר היסודי, אבל זה לא אומר שהיא פחות נחוצה בהמשך החיים. בומרנג, אפליקציית פריון דוא"ל, חקר את שיטות המפתח לקבלת תגובות דוא"ל נוספות. התשלום הגדול ביותר שלהם? עדיף לכתוב כאילו אתה בן שמונה.
מחקריהם גילו כי כתובות דוא"ל שנכתבו ברמת הקריאה בכיתה ג 'היו בעלות סיכוי גבוה יותר ל -36 אחוזים מלהיענות להודעות שנכתבו ברמת הקריאה במכללה.
11 תן תשומת לב לקבצים המצורפים.
Shutterstock
קבצים מצורפים הם לפעמים חלק הכרחי בתהליך הדוא"ל, אך עליך לדעת היטב כיצד להשתמש בהם לפני שהם מצורפים לנטישה. ברשתות דוא"ל ארוכות, הם יכולים לפעמים להתעלם או להתעלם מהם, וקבצים מצורפים בלתי צפויים נוטים להיפתח גם משום שהמקבלים נזהרים מוירוסים אלקטרוניים.
הפיתרון הטוב ביותר הוא לקרוא את הקבצים המצורפים בגוף הדוא"ל שלך. בדקדוק אומרים שהדרך הטובה ביותר להודיע למקבל קבצים מצורפים היא לכלול הודעה בסוף המייל שלך שאומרת משהו בשורות "צירפתי" או "עיין במצורף לקבלת פרטים נוספים."
12 סטנדרטיזציה של הגופן שלך.
Shutterstock
אמנם יכול להיות כיף לשחק בסגנונות גופנים וצבעים, אך בעולם המקצועי אין מקום לסאנס קומיק ורוד בוהק. כפי שמתברר, השימוש בגופנים חשוב ביותר בכל הקשור לתקשורת דיגיטלית, על פי קולין וויילדון, מחבר הספר ' סוג & פריסה': האם אתה מתקשר או סתם עושה צורות יפות? "אפשר לפוצץ שלושת רבעים מהקוראים שלנו פשוט על ידי בחירה בסוג הלא נכון", אמר אמריקאים סופרים ואמנים.
אז לאילו גופנים אתה צריך לדבוק כשמדובר במיילים? MageMail ממליצה על ג'ורג'יה, ורדנה, טיימס ניו רומאן, טרבולט מ.ס. או אריאל.
13 הגהה הכל.
Shutterstock
כשאתה כותב דוא"ל, רוב הסיכויים שאתה תטעה; אחרי הכל, אתה רק אנושי. עם זאת, טעויות לא נראות לעתים קרובות בעבר כשמדובר בדוא"ל עבודה. בסקר דקדוקי של כמעט 2, 000 נשאלים, 67 אחוזים אמרו שזה לא בסדר להכין הקלדת דפוס בהודעות דוא"ל, בעוד שרק 6 אחוזים סברו שזו טעות מקובלת.
14 הזן את כתובת הדוא"ל אחרונה.
Shutterstock
הדרך הקלה ביותר לוודא שאינך שולח דוא"ל לפני שהוא מוכן או לפני שנמחק מהקלדת הקודש כלשהי? המתן עד שהכל בכושר ראשוני לפני שתזין את כתובת הדוא"ל של הנמען. כידוע, טעויות בדוא"ל היא אחת הקלות ביותר דרכים ליצור רושם לא נכון.
קרן קסלר, נשיאת חברת אוורגרין פרטנרס, אמרה ל"פורבס ":" זה לא רק המקצועיות שזה הנושא ". "מה שעומד על כף המאזניים הוא המוניטין של העובד והחברה או הארגון. ראינו כי החלטות דוא"ל גרועות מובילות לתוצאות שליליות על העובד - פיטורים - וגם עבור הארגון - התדיינות משפטית."
15 ובדוק משולש את שם הנמען.
Shutterstock
טעות אחת גדולה שכדאי להימנע ממנה היא איות שגוי של שם הנמען, לכן הקפד לשלש בדיקה לפני שתלחץ על שלח. אנשים רבים רואים את פעולת איות השגיאה של שם כעצלן ולא מתחשב, במיוחד כאשר האיות הנכון נמצא בכתובת הדוא"ל. מה עליכם לעשות אם אתם טועים בטעות? קתרין שאנלי, הבעלים של עריכת העט האדום שלי, אומרת שהתנצלות מיידית היא המפתח לשמירה על אמינותך.
16 לעסקים מקצועיים, השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית.
Shutterstock
למרות שכתובת אימייל אישית נאה לשימוש כאשר היא מתאימה עם חברים או משפחה, הרחק אותה מהתחום העסקי המקצועי. זה חשוב במיוחד במצב צרכני-מוכר. סקר GoDaddy משנת 2016 שנערך בקרב 1, 000 אמריקאים גילה כי 75 אחוזים מאמינים כי קיום אימייל מקצועי הוא גורם חשוב לביטוח בעסק מקוון, ו -33 אחוזים היו מפקפקים בלגיטימיות של מוכר אם הם היו משתמשים בכתובת אימייל אישית.
בהודעתו אמר קצין התוצרים הראשי של GoDaddy, סטיבן אלדריך, "אתה אף פעם לא שוכח רושם ראשוני, לא בחיים האמיתיים ולא ברשת". "לעתים קרובות האינטראקציה הישירה הראשונה שלך עם לקוח מתרחשת באמצעות דוא"ל ולכן נראה בעל מקצוע בהקשר זה חשוב ביותר."
17 זכור שאפשר לשתף כל דבר.
Shutterstock
בין אם זה באמצעות העברה, העברת BCC או פשוט הבזקת הטלפון בפניו של מישהו, חשוב לזכור שכל דבר שאתה כותב בדוא"ל יכול להראות מישהו אחר מאשר הנמען המיועד. לכן כל התקשורת האלקטרונית שלך צריכה להיות מקצועית וללא סיכונים. אחרי הכל, מיילים יכולים אפילו להיות קבילים בבית משפט, ולכן עדיף לא לשלוח דבר שניתן להשתמש נגדך אחר כך. ולדרכים נוספות לשיפור חיי העבודה שלך, עיין ב -25 טריקים גאוניים לעבודה חכמה יותר ולא קשה יותר.
כדי לגלות סודות מדהימים נוספים לגבי לחיות את חייך הטובים ביותר, לחץ כאן כדי לעקוב אחרינו באינסטגרם!
קאלי קולמן קאלי הוא עוזר עורך בחברת Best Life.