מתוך כל הדברים הגורמים למתח מגוחך בחיים, דוא"ל הוא בהחלט ביגי. ובהתחשב בכך שמחקר אחד מצא כי 28 אחוז משבוע העבודה הממוצע בילה בקריאה ומענה להודעות דוא"ל, זה בהחלט משהו שכדאי לנסות להבין כיצד להתמודד טוב יותר. בין אם מדובר באימיילים בשעות הלילה המאוחרות של הבוס שלך שמניעים אותך לאורך הקיר או סתם כמות הדוא"ל העצומה שסותמת את תיבת הדואר הנכנס שלך באופן כללי, הנה 27 דרכים שתוכל להתחיל להיות משתמש דוא"ל נטול לחץ ברגע זה. ולדרכים נוספות לשלוט באמנות זו כולנו נצפים מדי יום, ראו 17 פריצות הדוא"ל של הגאונות שישפרו את חייך.
1 בטל את הרישום. בטל את הרישום. בטל את הרישום.
Shutterstock
אתה כבר מקבל המון מיילים מאנשים שאתה מכיר, כך שכל הדוא"ל שמגיע מחנויות, פרסומים מקוונים ומקומות אקראיים אחרים רק עמוס על תיבת הדואר הנכנס שלך עוד יותר. עברו ובטל את הרישום למקומות שלא אכפת לכם מהם. ואם יש יותר מדי מכדי שאפשר לטפל בעצמך, השתמש בשירות כמו Unroll.me שיכול לעזור לך להיפטר מתיבת הדואר הנכנס שלך מאות מאות מנויים מלחיצים בתוך דקות.
2 הישאר במצב לא מקוון במהלך חופשה.
חופשה פירושה אי צורך לשמוע בקשה יחידה משלך, אפילו לא באמצעות דוא"ל. אז למה אתה עדיין בודק במהלך חופשתך? בשניה שאתה יוצא לטיול שלך, הפעל הודעה מחוץ למשרד לכל מי ששולח משהו בדרך שלך - ואתה לא מעז לחשוב על צ'ק-אין. בטח, מנהלים לא בדיוק הכי טובים בלתת לעובדים שלהם אישיות מרחב כשהם מחוץ לשעון, אך יש לך כל זכות ליהנות מהדוא"ל הפנוי שלך ונטול מאמץ. גמילה דיגיטלית, הנה אתה בא. ולדרכים מדהימות יותר להפיק את המרב מהדוא"ל שלך, בדוק את 15 הדרכים שאתה כותב אימיילים שגויים.
3 עבור עט על נייר.
Shutterstock
לפעמים להיות משתמש בדוא"ל נטול מאמץ פירושו להתרחק מהטכנולוגיה ולחטוף עט ונייר טובים. על פי מחקר שנערך על ידי בית הספר למינהל עסקים בהרווארד, רישום "רשימת תשובות" של אילו הודעות דוא"ל נכנסות אתה צריך לטפל יכול לעזור לך לעבור אותם בצורה יעילה יותר. לאחר שביצעת את הרשימה שלך, הגב למה שצריך להגיב בפועל ולשכוח את השאר.
4 השתמש בתכונה "תגובה חכמה" של Gmail.
5 הגבל את הדוא"ל שלך למכשיר אחד.
בימים אלה יש לך גישה לדוא"ל שלך לכל מקום אליו אתה פונה: המחשב הנייד, הטלפון, הטאבלט והשעון החכם שלך (אם, אתה יודע, יש לך אחד כזה). כן, זה הרבה התראות. סקר שנערך על ידי מרכז העבודה העתידי מצא כי אלה שקיבלו דוא"ל במכשירים שלהם היו עם רמות גבוהות יותר של לחץ - זה פשוט יותר מדי נתונים בשביל שאדם אחד יוכל לטפל בו ועדיין להישאר שפוי. במקום זאת, נסה לבדוק רק את הדוא"ל שלך במכשיר אחד, ולא את כולם. ולדרכים נוספות לשלוט באומנות יומיומית זו, אל תחמיץ את 15 המיילים העסקיים הקרים הפתוחים שמבדילים אותך.
6 בדוק רק את הדוא"ל שלך בשעות מסוימות.
7 ובהחלט אל תבדוק את זה בבוקר או בלילה.
Shutterstock
טכנולוגיה מאפשרת לאנשים לעבוד 24/7 אם הם רוצים: אתה לעולם לא צריך לכבות. עם זאת, בהחלט כדאי לשמור על חלקים מהיום ללא דוא"ל. לדברי האנשים במרכז העבודה לעתיד, משתתפי הסקר אמרו כי בדיקת ההודעות שלהם בבוקר או בהמשך הלילה העלתה את רמת הלחץ שלהם. ואיך זה לא יכול? אתה רואה דברים שפשוט גורמים ללחץ נוסף מצד הבוס שלך, מכרים שלך וכל מי אחר בחייך. על ידי כיבוי, סוף סוף תתן לעצמך את ההזדמנות להתחדש.
8 מלא את השדה "עד" אחרון.
Shutterstock
כמה פעמים שלחת דוא"ל לפני שהיית מוכן לשלוח אותו? או שהבנת שטעית לאחר לחיצה על הכפתור ההוא? כמו שכל אחד יכול להעיד, זו לא הרגשה טובה. לג'ימייל תכונה "בטל" המאפשרת לך לזמן קצר "לשלוח" מיילים, אך יש דרך אחת קלה למנוע תקלות מלכתחילה. עד שהמייל שלך יוגש הגהה ומוכן לצאת, השאר את השדה "אל" ריק. לאחר מכן, כשאתה מוכן לשלוח, אתה יכול להקליד את שם הנמען ולהוציא את הדוא"ל שלך מבלי שמשהו ישתבש.
9 אל תשאיר את הדוא"ל שלך פתוח כל היום.
אם אתה מסוג האנשים שתמיד יש דוא"ל פתוח וכל הזמן מסיח את דעתי בהודעות הנכנסות, הפסק מיד את ההרגל הזה. על פי נתוני הסקר של מרכז העבודה העתידי, אלו שצופים בדוא"ל שלהם במשך כל היום חוו יותר לחץ מהודעות דוא"ל. אז הקפד על ביצוע הצ'ק-אין למינימום כדי להוריד את הלחץ שלך.
10 עברו על תיבת הדואר הנכנס לפי הסדר.
מקובל לעבור על תיבת הדואר הנכנס שלך ולחפש את האימיילים בעלי העדיפות הגבוהה ביותר להיענות ראשונה, אך לדברי הסופר בריאן כריסטיאן, זה בסופו של דבר יהיה בזבוז זמן אדיר. במקום זאת, הוא אומר להתחיל בראש ואז לעבוד בדרך שלך, להחליט מה צריך לענות ומה לא עד שתצליח לעבור את כל הדרך.
11 קבע עצירה קשה.
אמירה שלא תבדוק את הדוא"ל שלך בלילה אולי תעבוד, אבל אתה יודע מה עובד אפילו טוב יותר? הגדרת זמן ניתוק בפועל אסור לך יותר לסרוק דרך תיבת הדואר הנכנס שלך. במקום להשאיר את הכלל כל כך פתוח, קיום רגע מדויק לסגירה וליהנות ללא דוא"ל בערב שלך עושה הבדל עצום ברמות הלחץ שלך. ולדרכים נוספות לטרדות ולדה-טק, למדו את 20 הדרכים הגאוניות להרוג את הזמן ללא טלפון חכם.
12 התראות שתיקה.
לא משנה כמה פעמים תגדיר לבדוק את הדוא"ל שלך לאורך היום, לעולם לא אמור היה לקבל על ההודעות האלה. בואו נהיה אמיתיים: לראות את הפינגים האלו צצים, ללא ספק, עדיין ילחץ אותך. פשוט כיבוי ושמירה על שולחן העבודה והטלפון שלך מעט יותר שקטים עושה את כל ההבדל ברווחתך.
13 שמור על תיבת הדואר הנכנס נקייה ומסודרת.
Shutterstock
בדיוק כמו שהיית שומר על סביבת העבודה שלך נקייה, אתה רוצה לשמור גם על תיבת הדואר הנכנס שלך. על פי מחקר שנערך באוניברסיטת מישיגן, אחת הדרכים לעזור בניהול מתח דוא"ל היא לנצל חלק מהמארגנים הפנימיים העומדים לרשותך בתוך תיבת הדואר הנכנס שלך. צור תיקיות כדי לארגן את הדוא"ל שלך לפי קטגוריה, לתייג ולתעדף את הדוא"ל שלך, ולהגדיר מסננים כדי לארגן דוא"ל עם כניסתם לתיבת הדואר הנכנס.
14 אל תקרא דוא"ל בסוף השבוע.
אם אולי לא תרגיש שאתה עובד בסוף השבוע, אם אתה פשוט ממשיך לעקוב אחר הודעות הדוא"ל שנכנסות אליו, אבל בכך אתה לא מרשה לעצמך לסגור את האמת ולהתחדש מחדש בשבוע הבא. אם הפיתוי תמיד קיים, פשוט מחק את אפליקציית Gmail מהטלפון שלך ביום שישי אחרי העבודה והחזיר אותה ביום שני. (זמנים נואשים דורשים צעדים נואשים.) או הגדר שירות שמושהה את תיבת הדואר הנכנס שלך.
15 השהה את תיבת הדואר הנכנס שלך.
כדי להשהות את תיבת הדואר הנכנס, השתמש בכלי כמו Pause Inbox, הפועל הן עבור Gmail והן עבור Outlook. בעיקרון זה מונע את כניסת הדוא"ל החדש עד שתחליט לאפשר להם שוב. בין אם זה במהלך היום שבו אתה מנסה ליהנות בסופי השבוע שלך, זה ללא ספק ייתן לך קצת שקט נפשי.
16 נצל את השירותים המאורגנים באמצעות דואר אלקטרוני.
Shutterstock
אם סתם התבוננות בתיבת הדואר הנכנס שלך גורמת לך להרגיש המומה בגלל מאות המיילים הלא נפתחים שעדיין לא עברת, השתמש בשירות כמו Sane Box. זה עוזר לך לנקות עם תיבת הדואר הנכנס שלך ולארגן את מה שיש שם, לשים דוא"ל חשוב במקום שאתה יכול לראות אותם, לשלוח דוא"ל מסיחים לתיקיה שתוכל להציג בהמשך, ולשים עלוני מידע ומנויים הכל במקום אחד. בעיקרון זה יהפוך ל- BFF הלחימה בלחץ שלך. ולדרכים נוספות להגיע מתחת לאקדח הלחץ הטכנולוגי, למד את 20 הדרכים המדיה החברתית מדגישה אותנו החוצה.
17 מיין את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות אפליקציה.
אחת הדרכים הקלות ביותר לארגן את תיבת הדואר הנכנס היא לעשות זאת באמצעות Sortd, המאפשר לך לפרוס את הכל זה לצד זה. עם תיבת הדואר הנכנס משמאל ורשימות קטגוריות מצד ימין, אתה יכול לגרור הודעות דוא"ל לקטעים שונים הניתנים להתאמה אישית - כמו "לעשות" ו"שלם "- כך שתוכל לקבל חזותית פחות מלחיצה על תיבת הדואר הנכנס שלך.
18 אל תישן ב- BCC.
Shutterstock
האם נתפסת אי פעם ברשת מיילים שרצית לחלוטין לא לעשות איתה? לפעמים אם אתה מציג היכרות בין שני אנשים, אתה מסתיים בחוטם לכל החיים וממשיך לקבל פינגים לגבי דברים שלא חלים עליך. אם אתה אי פעם אחד מהאנשים הלוך ושוב, חסוך את הגלגל השלישי במתח והעביר אותם ל- BCC - "עותק הפחמן העיוור" - לאחר ההקדמה. ואם אתה זה שנקלע לטירוף, שאל אם האנשים האחרים בקבוצה יכולים להוסיף אותך ל- BCC בכדי להימנע ממך מהלולאה.
19 דבר עם הבוס שלך.
Shutterstock
אם לא לדעת מה הציפיות של הבוס שלך לענות על מיילים אחרי שעות, מדגיש אותך, שוחח איתם בצ'אט על מה שהוא מחפש בזמני תגובה, אומרים חוקרים מאוניברסיטת מישיגן. אני מקווה שהם מעריכים איזון בין חיים לחיים ואינם מצפים שתחזרו אליהם על דברים בשעות הלילה המאוחרות או בסופי השבוע, ויאפשרו לכם להירגע לחלוטין כשאתם לא עובדים. ואם ברצונך לוודא שהשיירה תתרחש בשחייה, התכונן על ידי עצירה ב -15 הסימנים שהבוס שלך הוא פסיכופת.
20 קחו "חופשה בדוא"ל".
לפעמים זה יכול להיות ממש קשה לבצע את הדברים רק בידיעה שהדוא"ל שלך שם ומחכה לך לסרוק. אם אתה זקוק לזמן ללא הפרעה כדי לעבוד על פרויקט, ספר לצוות שלך שאתה יוצא לחופשת דוא"ל - להתנתק במשך חצי יום כדי להתמקד ולבצע את עבודתך - הצע חוקרים מאוניברסיטת מישיגן.
21 שמור את הדברים מסודרים לפי תאריך יעד.
22 השתמש בכלל 3 השניות
Shutterstock
לא, הכלל הזה לא קשור לאוכל שנפל על הרצפה. לדברי ג'ון מ. גרוהול, Psy.D., אנשים מבזבזים הרבה זמן בניסיון להבין מה לעשות עם מיילים מסוימים. במקום זאת, תהליך זה לא אמור לארוך יותר משלוש שניות. כדי להוריד את רמות הלחץ, החליטו במהירות אם ברצונכם להשיב, למחוק, לארכוב או לשמור דוא"ל להמשך. זה אולי נראה כמו החלטה ממהרת, אבל זה יעזור לכם לחרוש בתיבת הדואר הנכנס הרבה יותר מהר.
23 השתמש בתכונת לוח הזמנים.
Shutterstock
לפעמים כשמשהו אינו דחוף, לא מתחשק לך לעשות אימייל קדימה ואחורה מייד. במקום זאת, היפטר ממתח כלשהו על ידי כתיבתו ותזמן אותו לשלוח מספר ימים לאחר מכן, ממליצים על אנשים מבית הספר למינהל עסקים בהרווארד. ככה אתה מוריד את זה מהחזה שלך אבל אתה עדיין מקבל זמן עד שתצטרך להתמודד עם זה שוב.
24 שנה דוא"ל "שלא נקרא" ל"קריאה "בכמויות גדולות
Shutterstock
ברגע שאתה מכה במספר מסוים של הודעות דוא"ל שלא נקראו, אין דרך לחזור: לעולם אינך מתכוון לפלס את דרכך בכולן, ובכל הכנות, בטח כבר פנית אל אלה שהיו חשובים במיוחד בכל מקרה. כדי להפחית את הלחץ שמקורו בראייה של "3, 478 אימיילים שלא נקראו" צצים מדי יום, שנה אותם לקרוא בכמויות גדולות. כל מערכת דוא"ל שונה, אך בדרך כלל התהליך די קל. (ניתן למחוק אותם גם בכמויות גדולות, אבל זה עשוי להלחיץ עוד יותר בידיעה שהם פשוט… נעלמו.)
שמור על חלוקה אישית-עבודה.
Shutterstock
קשה לשמור על דברים ישרים כשיש לך את העבודה והדוא"ל האישי שלך במקום אחד. לדברי מומחה הפרודוקטיביות פאולה ריזו, זו הסיבה שכדאי שתנסה הכי קשה שלך להפריד ביניהם. "ככה תהיי בסטרינגים שונים כשאתה מסתכל על כל אחד מהם. זה מקל הרבה יותר על הניהול כשאתה יודע את סוגי המיילים שתראה לפני שאתה אפילו פותח את תיבת הדואר הנכנס שלך. זה הופך את הקדימויות להרבה יותר קלות גם, " היא אומרת.
26 אל תהסס להתעלם מכתובות דוא"ל מסוימות.
Shutterstock
זה עלול להרגיש מפחיד להתעלם מכתובות דוא"ל, אבל תאמינו או לא, לא צריך להגיב לכל דבר. אם אתה לוקח את זה מחוקרי בית הספר למינהל עסקים של הרווארד, זו דרך קלה להיפטר ממתח כלשהו: אם משהו הוא כל כך חשוב, זה משהו שיעלה שוב.
27 אל תיישב סכסוכים באמצעות דואר אלקטרוני.
העברת הדואר האלקטרוני באמצעות דוא"ל אולי נשמעת הרבה יותר טוב מאשר לעשות זאת פנים אל פנים, אבל זה אף פעם לא נגמר טוב. על פי מחקרים שנערכו באוניברסיטת מישיגן, רעיון רע לפתור סכסוכים בתיבת הדואר הנכנס שלך ויגרמו לך רק יותר לחץ בסופו של דבר. במקום זאת, או להיפגש באופן אישי או להתקשר אליהם כדי לטפל בדברים בצורה יעילה יותר. ולגבי חוכמה משרדית מדהימה יותר, למד את 60 התיקים הטובים ביותר לפריון 60 שניות.
