ימי חופשה. ימי מחלה. ימים אישיים. חגים. למגינת הלב הפוטנציאלית של הבוס שלך, זה בלתי נמנע של איזון בין חיי עבודה: תבלה קצת זמן מהשולחן שלך - וזה יהיה יותר מסתם הפסקת צהריים. ולמיליוני עובדי המשרד שם בחוץ, דבר אחד חיוני לחלוטין לימים ההם שאתה לא משורשר למקלדת: המסר החוץ-משרדי.
כעת, יצירת המסר המושלם מחוץ למשרד היא אומנות ככל שהיא מדע. זה צריך להיות מקצועי ועם זאת נוח, תמציתי אך אינפורמטיבי, בוטה ועם זאת מנומס. "המפתח הוא להבהיר את חמשת הדברים הבאים, " אומרת ג'יין סקאדר, מאמנת מוסמכת לחיים, מנהיגות וקריירה, ופרופסור בבית הספר למינהל עסקים באוניברסיטת לויולה בשיקגו. "כשאתה בחוץ; כשאתה חוזר; אם אתה בודק אימיילים או לא; אם אתה זמין בטלפון או לא; ומי לפנות בהיעדרך." אחרי זה היא אומרת, "השאר זה פשוט סטייל!"
עם זאת בחשבון, הנה הפורמט המומלץ שלה שיעבוד לכל מצב:
תודה על הדוא"ל שלך. אני OOO מיום רביעי, 15 בנובמבר עד יום שישי, 17 בנובמבר ללא גישה לדוא"ל. אם זה דחוף, אנא צרו קשר בכתובת. אחרת, אני אענה לכל ההודעות כשאחזור .
כפי שאתה יכול לראות, אינך צריך לומר מדוע אתה בחוץ; זה לא עסק של אף אחד חוץ משלך, ובהתאם לנסיבות, הבוס שלך. כמו כן, בטוח ש- Scudder יציין כי ציון זמינות הטלפון או הדואר האלקטרוני שלך הוא לא חובה, אך זה בסדר "לציין שתבדוק לסירוגין." יתכן שתבחין כי מדובר ב"כל ההודעות "ולא" ההודעה שלך ". למרות שמפתה להתאים אישית את ההודעה החוץ-משרדית שלך, השימוש ב"כל ההודעות "יעניק למקבל תזכורת עדינה לכך, היי, אתה מנתח הרבה דוא"ל - זה עשוי לקחת זמן מה להגיב.
לבסוף, הערה על תאריכים. יש איזושהי חילוקי דעות על משמעות משמעות טווח התאריכים בהודעה שלך: האם התאריך השני מציין שאתה חוזר באותו יום או שזה היום האחרון שאתה יוצא אליו? על זה, Scudder הוא תקיף: זה מציין את היום האחרון שתהיה בחוץ.
כמה כללים נוספים שכדאי לזכור: אם החופשה שלך תימשך בסוף שבוע, ותחזור לדברים הראשונים לטחון ביום שני, אין צורך לרשום את יום ראשון הקודם בהודעה שלך מחוץ למשרד; רוב האנשים לא עובדים בסופי שבוע, אז יום שישי הקודם הוא בסדר. אבל, אם אתם חוזרים ביום מאוחר יותר בשבוע, הקפידו לכלול את סוף השבוע במרחב הזמן שלכם, כך: מרביעי ה- 15 בנובמבר עד יום שלישי, 21 בנובמבר .
כעת, לאחר ששלטת בניסוח הודעה מחוץ למשרד, קרא מדוע כדאי לך לשקול להשאיר אותה כל הזמן - ממישהו שמשאיר את זה לצמיתות.
לקבלת עצות נוספות בנושא חייכם הטובים ביותר, עקבו אחרינו בפייסבוק עכשיו!
ארי נוטיס ארי הוא עורך בכיר, המתמחה בחדשות ותרבות.